SKU؛ زبان داخلی شرکتها
در شرکتهای FMCG، هر محصول با یک شناسه داخلی یا SKU مدیریت میشود. این شناسه معمولاً در سیستمهای ERP، فروش، انبار، تولید و توزیع مورد استفاده قرار میگیرد.
اما واقعیت این است که در بسیاری از شرکتهای بزرگ، یک محصول ممکن است در طول عمر خود چندین SKU مختلف داشته باشد. تغییر فرمولاسیون، تغییر بستهبندی، تغییر تأمینکننده مواد اولیه، تغییر خطوط تولید، ادغام شرکتها یا حتی مهاجرت از یک ERP به ERP دیگر میتواند منجر به ایجاد SKUهای جدید شود.
برای مثال، یک نوشابه ۱.۵ لیتری ممکن است در سیستم فروش دارای یک SKU باشد، در سیستم تولید با SKU دیگری شناخته شود و پس از تغییر بستهبندی نیز یک کد جدید دریافت کند؛ در حالی که از نگاه مصرفکننده همچنان همان محصول قبلی است.
سامانه مودیان و الزام شناسه کالا
در نقطه مقابل، سامانه مودیان سازمان امور مالیاتی از مفهوم «شناسه کالا» استفاده میکند؛ شناسهای که در نظام جامع تجارت تعریف شده و مبنای شناسایی کالا در اسناد مالیاتی محسوب میشود.
در این ساختار دو نوع شناسه وجود دارد:
-
شناسه عمومی کالا
-
شناسه اختصاصی کالا
شناسه عمومی معمولاً برای گروهی از کالاهای مشابه تعریف میشود و جزئیات برند یا ویژگیهای خاص محصول را پوشش نمیدهد.
شناسه اختصاصی اما به یک محصول مشخص با ویژگیهای دقیق تعلق میگیرد و از منظر حاکمیتی مطلوبترین حالت برای رهگیری کالا محسوب میشود.
مشکل اول؛ همه کالاها شناسه اختصاصی ندارند
یکی از چالشهای اصلی شرکتهای FMCG این است که هنوز بخش قابل توجهی از کالاهای موجود در بازار دارای شناسه اختصاصی نیستند.
در چنین شرایطی شرکتها ناچارند از شناسه عمومی استفاده کنند؛ موضوعی که میتواند دقت اطلاعات را کاهش دهد و در برخی موارد باعث ابهام در تطبیق اطلاعات مالیاتی، انباری و تجاری شود.
این مسئله برای شرکتهایی که هزاران SKU فعال دارند، به یک دغدغه عملیاتی جدی تبدیل شده است.
مشکل دوم؛ نگاشت SKU به شناسه کالا
چالش مهمتر زمانی آغاز میشود که شرکت بخواهد SKUهای داخلی خود را به شناسههای کالا متصل کند.
در اغلب سازمانها هیچ مرجع متمرکز و سادهای برای نگاشت SKUهای سازمانی به شناسههای اختصاصی کالا وجود ندارد. مدیران فناوری اطلاعات، کارشناسان مالیاتی و تیمهای داده ناچارند برای هر محصول به صورت جداگانه جستجو انجام دهند و شناسه مناسب را پیدا کنند.
این فرآیند در سازمانهایی که چند هزار قلم کالا دارند، میتواند هفتهها یا حتی ماهها زمان ببرد.
در بسیاری از موارد نیز فرآیند نگهداری این اطلاعات به صورت فایلهای اکسل انجام میشود؛ روشی که با افزایش تعداد کالاها، احتمال خطا و ناسازگاری دادهها را به شدت افزایش میدهد.
مشکل سوم؛ تغییرات دائمی سبد محصولات
صنعت FMCG از پویاترین صنایع کشور محسوب میشود.
محصولات جدید به صورت مستمر وارد بازار میشوند، بستهبندیها تغییر میکنند، برندها بازطراحی میشوند و فرمولاسیون کالاها بهروزرسانی میشود.
این پویایی باعث میشود نگاشت میان SKU و شناسه کالا یک پروژه یکباره نباشد، بلکه به یک فرآیند دائمی تبدیل شود.
در بسیاری از شرکتها مشاهده میشود که محصول جدید وارد بازار شده اما شناسه اختصاصی آن هنوز دریافت نشده است. در نتیجه تیم مالیاتی، فروش و فناوری اطلاعات با چالش ثبت صحیح اطلاعات در سامانه مودیان مواجه میشوند.
چالش فناوری اطلاعات؛ نبود Master Data Management
بخش قابل توجهی از مشکلات فعلی ریشه در نبود سیستمهای مدیریت داده مرجع (MDM) دارد.
در بسیاری از سازمانها اطلاعات محصول در چندین سامانه مختلف نگهداری میشود:
-
ERP
-
سیستم فروش
-
نرمافزار پخش
-
سیستم انبار
-
سامانه مودیان
-
سامانه جامع تجارت
در نتیجه یک محصول ممکن است در هر سامانه با شناسه متفاوتی شناخته شود.
عدم وجود یک مخزن متمرکز برای مدیریت دادههای محصول، فرآیند تطبیق اطلاعات را پیچیده و پرهزینه میکند.
راهکار چیست؟
کارشناسان فناوری اطلاعات و زنجیره تأمین معتقدند شرکتهای FMCG باید به سمت ایجاد بانک اطلاعاتی متمرکز محصولات حرکت کنند؛ بانکی که در آن هر SKU سازمانی به شناسه عمومی و اختصاصی کالا متصل شده باشد.
همچنین توسعه وب سرویس ها و سرویسهای جستجوی استاندارد برای دسترسی سریع به شناسههای کالا میتواند بخش قابل توجهی از بار عملیاتی شرکتها را کاهش دهد.
از سوی دیگر، همکاری نزدیکتر میان سامانه جامع تجارت، سازمان امور مالیاتی و تولیدکنندگان نرمافزارهای ERP میتواند فرآیند نگاشت و بهروزرسانی اطلاعات را تسهیل کند.
در این بین سامانه FMCG یار نیز سعی کرده است که این چالش را حل کند و پل ارتباطی میان شناسه کالا و SKU کالا را ایجاد کرده است.
جمعبندی
سامانه مودیان گامی مهم در مسیر شفافسازی اقتصاد کشور محسوب میشود، اما موفقیت آن در صنعت FMCG نیازمند حل چالشهای عملیاتی و دادهای است. تفاوت میان ساختار SKUهای داخلی شرکتها و شناسههای کالای مورد نیاز سامانههای حاکمیتی، امروز به یکی از مهمترین دغدغههای واحدهای مالی، فناوری اطلاعات و زنجیره تأمین تبدیل شده است.
تا زمانی که ابزارهای مناسب برای نگاشت خودکار SKU به شناسه کالا، مدیریت دادههای مرجع و دسترسی ساده به شناسههای اختصاصی فراهم نشود، بسیاری از شرکتهای FMCG همچنان ناچار خواهند بود بخش قابل توجهی از منابع خود را صرف مدیریت دستی این فرآیند کنند.